O mutirão do Alfredo

De dois em dois meses, Alfredo faz um mutirão em sua empresa, para organizar estoque e almoxarifado. Chama dois ou três funcionários e fica o sábado inteiro (às vezes até mais de dez da noite) organizando o estoque.

Está certo – alguém diria – tem que organizar mesmo! Está errado – digo eu.

Se você leu o post anterior, já sabe porque está errado. Porque organizar é uma vez só. Alfredo precisa deste mutirão porque ele organiza, mas não administra.

Veja só o que Alfredo está fazendo:

- Deixando de passar o sábado com sua família

- Onerando a empresa com o pagamento de horas extras a três funcionários

- Criando um círculo vicioso. Todos – incluindo Alfredo – sabem que de dois em dois meses há o mutirão. Por isso, ninguém se preocupa em arrumar nada. Isto será feito no próximo mutirão!

- Criando stress e prejuízo, pois enquanto não está organizado (até o próximo mutirão) seu estoque e o almoxarifado são uma bagunça onde não se encontra nada!

Sabe o que vai acontecer, se Alfredo não tomar uma providência? Dentro em breve, todos os sábados haverá mutirão. Um para o almoxarifado, um para o estoque, um para o escritório, outro…

É de se supor que Alfredo, após tantos mutirões, saiba organizar. Aliás, ele é um “expert” da organização. Fica até bonito, depois do mutirão. Tudo arrumadinho, limpinho. As caixas todas em seus lugares. As ferramentas limpinhas. O chão brilhando de limpo!

O que falta? Administrar. Criar uma metodologia de trabalho que mantenha – diariamente – tudo aquilo do jeito que foi organizado.

Aí vem o funcionário “esperto” e dá a idéia: “a gente pode fazer hora extra todo dia, e arrumar tudo…”. Uma beleza! O mutirão agora é diário!!!!

Não, não. Nada disso. Alfredo precisa criar um método de trabalho, repito.

Por exemplo: suponhamos que os funcionários de Alfredo vão carregar o carro de entrega. Eles vão até o estoque, retiram os itens de suas caixas, embrulham ou encaixotam, lá o que seja. Colocam no carro de entrega e se mandam. Não sem deixar para trás: caixas vazias jogadas pelo chão, ferramentas espalhadas no balcão, produtos fora de seus lugares, uma sobra de Big mac em cima da mesa, mais dois copos de refrigerante incacabados, fora o chão todo sujo do entra e sai.

Ah, mas quando eles voltarem arrumam tudinho! Tem certeza? É claro que não. No meio do caminho, furou o pneu da Kombi. O cliente demorou demais para conferir a entrega. Foi preciso parar no borracheiro e no posto, para abastecer. O motorista teve dor de cabeça e precisou parar na farmácia. Acabaram chegando após o horário de fechamento da empresa! E o Alfredo, além de estar com o estoque todo zoado, ainda tem que pagar hora extra!!! Fora o mutirão!!!!

Esta bagunça toda, ainda por cima leva Alfredo a pensar: “a gente faz tudo correndo e não dá tempo… imagine se for tudo organizadinho, limpar tudo antes de sair, bla, bla, bla. Errado!

Com tudo organizado e bem administrado, veja o que aconteceria:

1) Os pneus da Kombi estariam em ordem, evitando que furassem facilmente.

2) O tanque da Kombi estaria cheio.

3) Haveria uma caixinha de pequenos socorros no carro, com itens básicos.

4) A mercadoria estaria bem organizada, poupando o tempo de conferência por parte do cliente.

Resultado: os funcionários poderiam fazer tudo com calma e deixar o estoque limpinho antes de saírem. E, com certeza, voltariam antes do horário de fechamento. É claro! Não haveria mais nada a fazer! A não ser preparar tudo para o dia seguinte! Abastecer a Kombi, checar óleo, pneus, etc. Possivelmente até embalar produtos para a entrega do dia seguinte! Uau! Sobrou tempo para adiantar o serviço!!!

Pois é, Alfredão… tenha ânimo! Organize e administre. Pare com este mutirão. Você e seus funcionários merecem um descanso. Passar um tempo com a família. Os amigos. Lembre-se que, mesmo bagunçada, talvez sua empresa cresça. E junto crescerão os mutirões, a bagunça, se você não tomar providências. E crescendo os mutirões e a bagunça, um belo dia… você vai ser o dono da “latinha”. Lá tinha a empresa do Alfredo…