O que é organizar e administrar

Se você já leu o post anterior, já conhece o Alfredo. Alfredão para os íntimos. Ele é a nossa vítima (minha e sua). Faremos com que ele passe pelas situações e aprenderemos com os erros dele. Coitado do Alfredão!

O que é organizar e administrar. A empresa, a família, a parte pessoal. Este é o nosso tópico de hoje.

Como você já sabe, a vida do Alfredo é uma bagunça, de cabo a rabo. A empresa, a família, o casamento, enfim… tudo é absolutamente “tocado” na base do vento a favor. Mas hoje ele decidiu que deveria dar uma basta nesta situação. Boa decisão, porque ele estava a ponto de perder tudo!

Primeiro ele precisa saber o que vem a ser organizar e administrar. O Alfredão costumava deixar isso de lado, porque lhe parecia coisa de gente formada em importantes faculdades, coisa e tal. Mas descobriu que não é. Qualquer um pode aprender. Sem termos técnicos, nem complicados sistemas, gráficos, essas bossas todas.

Então vamos ver o que o Alfredo apurou. Ele aprendeu o significado de organizar e administrar, em linguagem simples, prática:

Organizar – colocar em ordem, arrumar

Administrar – executar e controlar as tarefas para manter a organização

Vamos examinar um exemplo bem simples, que nos permita entender claramente a importância de cada um e a diferença entre as duas tarefas.

Alfredo resolveu aprender na prática, organizando o pequeno escritório que tem em casa (não o da empresa):

- Comprou um pequeno arquivo e algumas pastas

- Numerou todas as pastas

- Fez uma lista numerada onde cada número corresponde a um assunto. Exemplo: 1)Prestação da casa – 2) Conta de energia – 3) Conta de telefone – e assim por diante

- Colocou uma pasta sanfonada com os dias do mês na escrivaninha. Cada conta a pagar agora será colocada em seu dia de vencimento.

- Comprou uma agenda, onde anota em seus devidos dias as contas a pagar e outros compromissos familiares.

E assim por diante. O que foi que Alfredo fez, até agora? Organizou.

Ele precisa organizar novamente, no próximo mês? Não. Agora ele precisa administrar o que organizou. Eis como:

- Cada vez que chega uma conta a pagar, Alfredo abre a agenda no dia de vencimento e anota.

- Depois, coloca aquela conta no dia correto em sua pasta sanfonada.

- No dia do pagamento, retira a conta da pasta e paga.

- Depois de paga, anota na agenda que a conta foi paga.

- Após a anotação, ele arquiva a conta na pasta designada (1, 2… lembra?).

Agora, Alfredo não precisa mais “procurar” aquela conta paga. Ou pior, aquela conta a pagar! Antes, havia contas, papéis na mesa da cozinha, no criado-mudo, no banheiro!!! Você conhece algum lugar assim?

Foi assim que Alfredão aprendeu o que é organizar e administrar. Agora ele pode aplicar o mesmo princípio em sua empresa. E nos outros setores de sua casa. Até mesmo em seu casamento.

É claro que, para cada assunto há uma solução diferente. O exemplo acima foi utilizado apenas para ilustrar o que vem a ser organizar e o que é administrar.

Para definir de maneira bem simples:

Organizar é colocar algo no lugar. Você faz uma vez.

Administrar é certificar-se de que aquilo sempre seja colocado naquele lugar. Você faz diariamente.

Até mesmo na própria definição, administrar ficou maior. E na prática também é. Dá muito mais trabalho administrar do que organizar.

Quantas vezes você não presenciou em sua casa esta cena:

” Não dá! Organizei o quarto do Zezinho não faz nem um mês! Agora já está tudo de pernas pro ar novamente!”

O quarto foi organizado. Mas faltou administração para mantê-lo daquele jeito.

Portanto, não basta organizar. É preciso administrar!