Top 10 tópicos para organizar sua empresa

Considerando-se que você é o dono da empresa:

1) Organize seu próprio local de trabalho – Escrivaninha, por exemplo. O que há em cima de sua escrivaninha? Notas fiscais, duplicatas pagas e a pagar, cheques, catálogos, folhetos, clips, canetas, lápis, grampeador, fotos da família, caixinha de chicletes vazia, papel amassado, papel não amassado, xerox dos seus documentos pessoais, sua carteira, seu celular, chaves do carro e de casa, quatrocentos e poucos papeizinhos com recados, cartões de visita diversos, um material que precisa ser trocado, folha de pagamento, cobras, lagartos e o escambau. Acertei pelo menos uns oitenta por cento, fala sério!

2) Organize o arquivo da empresa – Tem empresa que você vai lá, abre a gaveta do arquivo e vê uma meia dúzia de pastas. Todas elas gordonas, atoladas de papéis os mais diversos. E o cara ainda chama aquilo de arquivo! Em apenas um minuto eu consigo nominar de cabeça mais de trinta documentos diferentes que circulam dentro de qualquer empresa. Como é que isto é “arquivado” em meia dúzia de pastas? Eu diria que é escondido em meia dúzia de pastas. Há uma diferença enorme entre arquivar e esconder papéis. Não importa quantas pastas você precise. Cem, duzentas, lá o que seja. Cada tipo de documento em sua pasta.

3) Organize o almoxarifado – Tá legal, sua empresa não tem isso. Mas tem lá um cantinho onde se guarda utensílios, ferramentas, impressos de uso interno, coisas assim. Ah, não? Entendi. Tem uma caixa de papelão lá na cozinha onde estão (ou deveriam estar) clips, grampos, elásticos, blocos de recados, lápis, canetas, etc. Cada vez que alguém precisa de alguma coisa, é só virar a caixa toda no chão e facilmente verificar se o que necessita está lá ou não. Depois, basta “guardar” tudo de novo e… pare com isso! Destine um local para estes itens, onde cada qual possa estar visível e disponível.

4) Organize o estoque – Quando você vende algum item, basta consultar no computador (ou na ficha de estoque), verificar que há o item em estoque e em que local se encontra. Aí é só ir lá, apanhar o item e providenciar o despacho ou entrega, certo? Não? Ah, não tem controle de estoque. Não tem também local certo para colocar a mercadoria. Está lá no “quartinho dos fundos” junto com outras coisas. Ou também pode ser que não esteja. Você nem lembra se comprou ou não. Mas meia horinha já dá pra procurar o treco. Tá certo que a estas alturas o possível cliente já está desistindo da compra… organize esta monstruosidade agora!

5) Organize a loja ou show room – O que é que um possível cliente vê ao entrar em sua loja? Tudo arrumado e limpo, produtos bem expostos, luz suficiente, cartões e folhetos à disposição nos balcões, espaço suficiente para andar entre as prateleiras. Ou será que já entra tropeçando numa caixa cheia de produtos que acabaram de chegar, enquanto vai deixando seu rastro na poeira do chão, não consegue ver nada direito porque não há luz suficiente e até precisa perguntar se você trabalha com um determinado produto, porque não informação disponível? Se o seu caso é o primeiro, parabéns. Se é o segundo, já sabe… mãos à obra!

6) Organize seu site - Você contrata aquele seu amigo que “manja” de computador para fazer seu website. Após algumas semanas (umas trinta e seis), seu amigo lhe apresenta o resultado. Cara! A página de abertura é animal! Umas fotos envocadas, efeitos mil, banners pululantes, piscantes e enervantes. Uns links envocados que vão do nada a lugar nenhum. Uns vídeos “da hora” que só servem para conduzir seu futuro cliente ao Youtube. Uma introdução que é uma verdadeira obra de arte, com um fundo musical que ninguém consegue desligar nem ao menos abaixar o volume. Quer saber? Jogue isto fora. Não tem conserto. Seu site não precisa de nada disso. Precisa é ser objetivo, claro. Fácil de navegar. Precisa vender, informar corretamente ao futuro cliente o que você faz, o que vende, quais são as vantagens de comprar de você. Informar, informar, informar. Nada pior do que um site que tem quinhentas coisas acontecendo ao mesmo tempo. Música, vídeo, banners piscando (enchendo o saco, na verdade). Você clica em qualquer coisa e aparece qualquer outra coisa, menos o que você procura. Se você não sabe como fazer seu próprio website, procure alguém que não seja somente um artista, um designer. Procure alguém que saiba fazer um website objetivo, limpo, fácil de navegar, agradável de se ficar por ali.

7) Organize a sua agenda – O que é que você tem para fazer amanhã pela manhã? E à tarde? No dia seguinte? Trabalhar, é claro. Se é só isso que você sabe que precisa fazer, é hora de parar e pensar. Talvez você seja daqueles que “toca de ouvido”. Simplesmente aparece na empresa e vê que bicho vai dar. O que pintar você encara! Ah, tudo bem… você tem boa memória. Lembra de todos os vencimentos de duplicatas (nunca atrasou nenhuma… rerere), do horário em que aquele cliente vem à sua empresa. Lembra de tudo. Memória privilegiada. Tudo bem, mas se você não é esta perfeição toda, anote seus compromissos. Você só tem a ganhar. Ah, não se esqueça de consultar a agenda diariamente!

8) Organize as finanças da empresa – Pagar fornecedores e funcionários com cheque pessoal. Depositar cheques pessoais na conta da empresa (ou vice-versa). Pagar despesas pessoais com cheque da empresa. Rará! Tenho certeza que você já pensou em mais alguma “arte” deste tipo a estas alturas. Organize esta coisa, ou esta coisa vai levar sua empresa (e você) pro buraco! Dinheiro da empresa é da empresa. Dinheiro seu é seu. Não misture as bolas. Organize contas correntes, contas a pagar, contas a receber. E controle tudo minuciosamente.

9) Organize o setor de compras – Não tem setor de compras? Você mesmo é quem faz tudo… compra, vende, recebe, paga, entrega. Não tem problema algum, desde que você não esteja sobrecarregado. Se estiver, trate de conseguir ajuda. De qualquer maneira, mesmo que você faça tudo, deve organizar e considerar o setor de compras (assim como os outros setores), como uma atividade única. Fornecedores, vendedores que o atendem, empresas com quem você trabalha, preços de mercadorias, desenvolvimento de novos parceiros. Tudo isto deve ser organizado separadamente.

10) Organize o setor de vendas - Mesmo caso do item nove. Cadastro de clientes, acompanhamento pós-venda, atendimento e por aí afora.

Tem mais? Sem dúvida, tem muito mais. Mas se você tiver os dez tópicos acima bem organizados e administrados, com certeza vai saber o que mais precisa de organização. Quando tudo (ou quase tudo) está em ordem, o que está errado destoa, aparece, salta às vistas.

Muito bem. E como fazer tudo isto? Sim, porque falar em fazer é fácil. Fazer é que são elas…

De minha parte, vou postando dicas sobre todas estas coisas. Vá acompanhando. mas enquanto isto, faça sua parte. Com um pouco de esforço e imaginação, tenho certeza de que você conseguirá colocar as coisas no eixo. Duas sugestões: Não queira fazer tudo de uma vez. Comece por onde achar que é mais necessário (nem precisava sugerir…).