O que é organizar e administrar

Se você já leu o post anterior, já conhece o Alfredo. Alfredão para os íntimos. Ele é a nossa vítima (minha e sua). Faremos com que ele passe pelas situações e aprenderemos com os erros dele. Coitado do Alfredão!

O que é organizar e administrar. A empresa, a família, a parte pessoal. Este é o nosso tópico de hoje.

Como você já sabe, a vida do Alfredo é uma bagunça, de cabo a rabo. A empresa, a família, o casamento, enfim… tudo é absolutamente “tocado” na base do vento a favor. Mas hoje ele decidiu que deveria dar uma basta nesta situação. Boa decisão, porque ele estava a ponto de perder tudo!

Primeiro ele precisa saber o que vem a ser organizar e administrar. O Alfredão costumava deixar isso de lado, porque lhe parecia coisa de gente formada em importantes faculdades, coisa e tal. Mas descobriu que não é. Qualquer um pode aprender. Sem termos técnicos, nem complicados sistemas, gráficos, essas bossas todas.

Então vamos ver o que o Alfredo apurou. Ele aprendeu o significado de organizar e administrar, em linguagem simples, prática:

Organizar – colocar em ordem, arrumar

Administrar – executar e controlar as tarefas para manter a organização

Vamos examinar um exemplo bem simples, que nos permita entender claramente a importância de cada um e a diferença entre as duas tarefas.

Alfredo resolveu aprender na prática, organizando o pequeno escritório que tem em casa (não o da empresa):

- Comprou um pequeno arquivo e algumas pastas

- Numerou todas as pastas

- Fez uma lista numerada onde cada número corresponde a um assunto. Exemplo: 1)Prestação da casa – 2) Conta de energia – 3) Conta de telefone – e assim por diante

- Colocou uma pasta sanfonada com os dias do mês na escrivaninha. Cada conta a pagar agora será colocada em seu dia de vencimento.

- Comprou uma agenda, onde anota em seus devidos dias as contas a pagar e outros compromissos familiares.

E assim por diante. O que foi que Alfredo fez, até agora? Organizou.

Ele precisa organizar novamente, no próximo mês? Não. Agora ele precisa administrar o que organizou. Eis como:

- Cada vez que chega uma conta a pagar, Alfredo abre a agenda no dia de vencimento e anota.

- Depois, coloca aquela conta no dia correto em sua pasta sanfonada.

- No dia do pagamento, retira a conta da pasta e paga.

- Depois de paga, anota na agenda que a conta foi paga.

- Após a anotação, ele arquiva a conta na pasta designada (1, 2… lembra?).

Agora, Alfredo não precisa mais “procurar” aquela conta paga. Ou pior, aquela conta a pagar! Antes, havia contas, papéis na mesa da cozinha, no criado-mudo, no banheiro!!! Você conhece algum lugar assim?

Foi assim que Alfredão aprendeu o que é organizar e administrar. Agora ele pode aplicar o mesmo princípio em sua empresa. E nos outros setores de sua casa. Até mesmo em seu casamento.

É claro que, para cada assunto há uma solução diferente. O exemplo acima foi utilizado apenas para ilustrar o que vem a ser organizar e o que é administrar.

Para definir de maneira bem simples:

Organizar é colocar algo no lugar. Você faz uma vez.

Administrar é certificar-se de que aquilo sempre seja colocado naquele lugar. Você faz diariamente.

Até mesmo na própria definição, administrar ficou maior. E na prática também é. Dá muito mais trabalho administrar do que organizar.

Quantas vezes você não presenciou em sua casa esta cena:

” Não dá! Organizei o quarto do Zezinho não faz nem um mês! Agora já está tudo de pernas pro ar novamente!”

O quarto foi organizado. Mas faltou administração para mantê-lo daquele jeito.

Portanto, não basta organizar. É preciso administrar!

Porque organizar e administrar

O sujeito necessita de um documento. Vai à repartição pública responsável e tenta informar-se a respeito do mesmo.

A primeira pessoa que o atende o encaminha a uma outra, que o envia ao segundo andar, onde lhe dizem que deveria ter pegado uma senha na entrada (por onde já passou há meia hora atrás). Ele volta lá, onde o enviam de novo ao segundo andar, porque não se utiliza mais senha. Ele volta ao segundo andar, onde lhe dizem que não podem atender sem a senha. Depois de umas duas horas brincando de pingue-pongue (ele é a bolinha…), ele finalmente consegue saber o que deve fazer para conseguir o documento. Só que já é final de expediente e ele terá que retornar outro dia.

O que é que ele diz sobre aquela repartição? Deixando os inevitáveis palavrões de lado, ele sai dizendo que é um local mal-organizado. Eu diria mais: mal-administrado também.

Muito bem. Nosso herói – furibundo da vida – volta para casa. Coloca o carro na garagem, desviando de algumas dúzias de badulaques, como brinquedos, ferramentas, vassouras, rodos e afins, e passando por cima do homem-aranha novinho de seu filho.

Entra em casa, não sem antes chutar mais alguns objetos que lhe bloqueiam o caminho. Entra pela cozinha, topando com um amontoado de louça sem lavar. Nem sinal de jantar. Há um bilhete de sua mulher na mesa, dizendo que está na casa da vizinha.

As crianças vêm correndo abraçar o pai. Nenhum deles (são três) tomou banho. Mais tarde ele fica sabendo que também não fizeram o dever de casa. Você já sabe o que se segue. uma correira danada, stress, brigas, discussões, e finalmente todos dormindo. Amanhã é outro dia.

No dia seguinte, nosso herói, após enfrentar mais alguns minutos preciosos com sua família, dirige-se à sua empresa. Chega atrasado, devido a um pneu furado. E ainda teve que parar para colocar gasolina.

Assim que entra na empresa, dois apavorados funcionários vêm lhe trazer as más novas. Há um cliente que está ligando sem parar e desfiando um rosário de palavras impublicáveis porque sua mercadoria não chegou. A máquina que ontem funcionava mal acabou de quebrar de vez. Três funcionários faltaram. A secretária está sentada em seu gabinete para pedir demissão. O carro de entrega está sem gasolina. E por aí afora.

Como se vê, não é só a repartição pública do começo desta estória que carece de organização e administração. A vida, a casa, o casamento e a empresa do nosso amigo aí, estão uma verdadeira bagunça!

E como é que o Alfredão (é este o nome do nosso herói, eu não tinha dito?) vai resolver tudo isto? Vai ser difícil? Ele precisa fazer uma faculdade de administração? O que é que ele está fazendo de errado?

Organizando e administrando. Não. Não. Tudo. Estas são as respostas para as perguntas acima, respectivamente.

Alfredão precisa organizar-se. Em primeiro lugar, se ele fosse organizado e soubesse administrar, teria até mesmo driblado o problema com a repartição pública.Como? Informando-se antes, enviando alguém em seu lugar. Ele não pode resolver o problema da repartição. Mas pode administrar o problema.

Toda vez que falamos em administrar, lembramos de empresa. Organizar também, em menor escala, talvez. Mas pela estória acima, podemos ver que se o Alfredão organizar sua empresa e deixar sua casa, sua família, seu casamento naquele estado, ainda estará ficando para trás. Dificilmente ele conseguiria conviver com uma empresa organizada e uma família virada de ponta-cabeça!

Mas o Alfredão está acostumado com aquilo. É assim que ele vive… é o jeitão dele! Alguns – teimosos – podem até pensar assim. Se você é o Alfredão, saiba disso: levando as coisas da maneira acima, dentro em breve você não terá mais necessidade de organizar nem administrar nada. Porque não vai sobrar nada. Casamento, família, empresa. Vai tudo pro vinagre! Em poucos anos, acredite!

Aí está o porque de organizar e administrar. Porque nada (ou quase nada) sobrevive sem um mínimo de organização. E administração também.